Zugriffsverwaltung neu gedacht: Nutzerzentriert, effizient und KI-gestützt

Zugriffsverwaltung gehört zu den Themen, die im Unternehmensalltag häufig unterschätzt werden. Auf den ersten Blick wirkt sie technisch, administrativ und wenig greifbar. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, welchen Einfluss sie auf Effizienz, Transparenz und tägliche Arbeitsabläufe hat. Besonders in komplexen Organisationsstrukturen entstehen über Jahre hinweg Prozesse, die zunehmend schwer wartbar werden. Nutzerrechte werden häufig über umfangreiche Excel-Listen verwaltet, manuell gepflegt und nur mit hohem Aufwand aktuell gehalten. Diese Arbeitsweise ist nicht nur zeitintensiv und fehleranfällig, sondern erschwert zusätzlich die Übersicht über Rollen, Zuständigkeiten und Berechtigungen.

Zusammenarbeit zwischen elevait und Yeti

Genau an diesem Punkt setzte das gemeinsame Projekt von elevait und Yeti (Young Entrepreneurs in Tech and Innovation) an. Ziel war es nicht lediglich, eine technische Lösung zu entwickeln, sondern zunächst die eigentliche Problemstellung aus Sicht der Nutzer zu verstehen. Denn insbesondere bei administrativen Prozessen zeigt sich häufig, dass bestehende Systeme zwar funktional sind, jedoch kaum auf reale Arbeitsweisen und Bedürfnisse abgestimmt wurden. Die zentrale Fragestellung lautete daher: Wie kann eine moderne Zugriffsverwaltung gestaltet werden, die nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern gleichzeitig Nutzerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit und Effizienz verbessert?

Yeti verfolgt als bildungsorientierte Initiative das Ziel, junge Talente bei der Entwicklung unternehmerischer und technologischer Kompetenzen zu unterstützen. Im Rahmen der Kooperation entschied sich eine Projektgruppe dazu, gemeinsam mit elevait an der Weiterentwicklung der Zugriffsverwaltung zu arbeiten. Die Zusammenarbeit verband dabei methodisches Vorgehen mit praxisnaher Anwendung und schuf einen Rahmen, in dem neue Ideen iterativ entwickelt und validiert werden konnten. Durch den regelmäßigen Austausch im sogenannten „Yeti-Exchange“ wurden Fortschritte präsentiert, offene Fragen diskutiert und Zwischenergebnisse kontinuierlich reflektiert.

Design Thinking als Grundlage der Lösungsentwicklung

Methodisch orientierte sich das Projekt am Design-Thinking-Ansatz, der bewusst zwischen Problemraum und Lösungsraum unterscheidet. Zu Beginn stand daher nicht die Entwicklung einer Lösung im Vordergrund, sondern das Verständnis der Zielgruppe. Auf Basis vorhandener Personas wurde ein strukturierter Interviewleitfaden entwickelt, um gezielt Einblicke in bestehende Arbeitsweisen und Herausforderungen zu gewinnen. Insgesamt wurden 20 Interviews mit Personen aus der Baubranche durchgeführt.

Die Interviews zeigten deutlich, dass bestehende Systeme häufig durch mangelnde Übersichtlichkeit, hohen manuellen Aufwand und fehlende Transparenz geprägt sind. Besonders die Pflege von Berechtigungen wurde vielfach als unübersichtlich und fehleranfällig beschrieben. Gleichzeitig äußerten die Befragten konkrete Anforderungen an eine verbesserte Lösung – insbesondere im Hinblick auf intuitive Bedienbarkeit, klare Navigationsstrukturen und eine verständliche Darstellung komplexer Organisationsstrukturen.

Die Suche nach einer besseren Nutzererfahrung

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wurden sogenannte Opportunity Areas identifiziert, die als Ausgangspunkt für neue Lösungsansätze dienten. Ergänzend dazu erfolgte eine Marktanalyse, um bestehende Systeme zu bewerten und Potenziale für Differenzierung und Weiterentwicklung herauszuarbeiten. Im weiteren Verlauf fiel die Entscheidung, den Fokus gezielt auf die Nutzer- und Zugriffsverwaltung zu legen.

Die anschließende Konzeptionsphase umfasste die Entwicklung erster Skizzen, Wireframes und Mockups, die schrittweise konkretisiert wurden. Für die prototypische Umsetzung kamen verschiedene KI-gestützte Tools wie Figma Make, Gemini und Lovable zum Einsatz. Diese ermöglichten es, Ideen innerhalb kurzer Zeit zu visualisieren, anzupassen und iterativ weiterzuentwickeln. Insbesondere in frühen Entwicklungsphasen erwies sich der Einsatz von KI-Technologien als effizienter Enabler, da erste Konzepte schnell getestet und verändert werden konnten.

Ein wesentliches Element des entwickelten Prototyps stellt ein visuelles Organigramm dar, das komplexe Zugriffsstrukturen übersichtlich abbildet. Dadurch wird eine deutlich bessere Orientierung innerhalb organisatorischer Zusammenhänge ermöglicht. Gleichzeitig zeigte das Projekt auch, dass unterschiedliche KI-Tools jeweils eigene Stärken und Grenzen besitzen. Während Gemini insbesondere bei steigender Komplexität an Grenzen stößt, erwies sich Lovable als ausgewogener Ansatz zwischen Flexibilität und Stabilität in der prototypischen Umsetzung.

Der Prototyp im Realitätscheck

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die iterative Validierung des Prototyps. Die entwickelten Konzepte wurden wiederholt mit potenziellen Nutzern getestet, um frühzeitig Feedback zu integrieren und die Lösung kontinuierlich zu optimieren. Der Prozess folgte dabei einem klar strukturierten Ablauf aus Testphase, Auswertung und anschließender Anpassung. Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die nicht nur funktional überzeugt, sondern gleichzeitig Übersichtlichkeit, Effizienz und Fehlerresistenz verbessert. Dabei wurde bewusst darauf geachtet, dass sich das Design konsequent am bestehenden Designsystem der elevait Suite orientiert, um eine konsistente Nutzererfahrung sicherzustellen.

Das Ergebnis: Eine intuitivere Zugriffsverwaltung

Das Ergebnis des Projekts ist ein nutzerzentrierter Prototyp, der zeigt, wie moderne Zugriffsverwaltung effizienter und intuitiver gestaltet werden kann. Durch die Ablösung manueller Prozesse und unübersichtlicher Strukturen entsteht eine Lösung, die administrative Aufwände reduziert und gleichzeitig Transparenz sowie Benutzerfreundlichkeit erhöht. Für die Nutzer bedeutet dies insbesondere eine vereinfachte Navigation, bessere Übersicht über Rollen und Berechtigungen sowie eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.

Gleichzeitig liefert das Projekt wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung der elevait Suite. Die intensive Nutzerforschung, die iterative Arbeitsweise und die prototypische Umsetzung schaffen eine fundierte Grundlage, um zukünftige Entwicklungen noch stärker an realen Anforderungen auszurichten.

Fazit: Innovation beginnt oft bei den alltäglichen Problemen

Insgesamt verdeutlicht das Projekt, dass auch vermeintlich administrative oder wenig innovative Prozesse erhebliches Potenzial für digitale Weiterentwicklung bieten. Die Kombination aus nutzerzentrierter Methodik, fundierter Analyse und dem gezielten Einsatz von KI-Technologien ermöglicht es, bestehende Arbeitsweisen grundlegend zu hinterfragen und nachhaltig zu verbessern. Der entwickelte Prototyp bildet dabei keinen Abschluss, sondern vielmehr den Ausgangspunkt für zukünftige Entwicklungen und innovative Ansätze innerhalb der elevait Suite.