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Effiziente Datenerfassung: Automatisierung in Rechnung, Formular und Co.

Emily Meutzner

8.2.2024

In Unternehmen werden täglich eine Vielzahl an unterschiedlichsten Dokumenten manuell verarbeitet und die Daten anschließend in ein Zielsystem überführt. Es ist nichts neues, dass es sehr zeitaufwändig ist und die Produktivität sowie Effizienz senkt. Dieser Zustand kann mittels einer Automatisierung durch Künstliche Intelligenz umgangen werden. In diesem Beitrag sehen wir uns an den gängigsten Dokumenten und Formularen an, wie diese ausgelesen und die Daten anschließend weiterverarbeitet werden können. 

Rechnungen: Beim Auslesen von Rechnungen werden Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendetails und die aufgeführten Artikel erfasst. Diese Informationen werden dann in eine Buchhaltungssoftware eingefügt, um den Zahlungsprozess zu automatisieren und die Rechnungen in das System einzubuchen. Natürlich ist nicht jedes System fehlerfrei. Sollten Daten fehlerhaft oder unvollständig sein, haben Mitarbeitende die Option, flexibel und manuell die ausgelesenen Daten zu prüfen und zu korrigieren. 

Quittungen: Papierquittungen können mit Hilfe von OCR (engl. Abkürzung für optische Zeichenerkennung) automatisch erfasst werden. Dabei werden relevante Informationen wie Datum, Geschäft, Betrag und gekaufte Artikel extrahiert. Diese Daten werden dann in Ausgabenmanagement-Tools oder spezifischen Finanzanwendungen übertragen, um eine genaue Aufzeichnung der Ausgaben zu ermöglichen. Hierbei ist es zudem möglich, dass das KI-Modell so trainiert wird, dass die Quittungen in verschiedene Bereiche der Abrechnung direkt ohne manuellen Aufwand zugeordnet werden (Reisekosten, Verpflegung, etc.).

Antragsformulare: Antragsformulare in verschiedenen Bereichen wie Versicherungen, Kreditanträge oder Arbeitsverträge können automatisch erfasst und verarbeitet werden. Dabei werden die darin enthaltenen Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten und spezifische Details ausgelesen. Diese Informationen werden dann in Datenbanken oder CRM-Systeme übertragen, um den weiteren Bearbeitungsprozess zu unterstützen. Eine Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es außerdem, dass die Antragstellenden auf fehlende Daten hingewiesen werden und diese nachreichen können. 

Personalakten: Über den Einsatz von automatischen Erfassungssystemen werden Informationen aus den Personalakten von Mitarbeitenden extrahiert. Dies umfasst Daten wie Namen, Datum des Eintritts, Gehaltsstufe, Arbeitsstunden und Urlaubsansprüche. Die Daten werden anschließend in HR-Systeme integriert, um die Mitarbeiterverwaltung zu erleichtern und Berichte zu erstellen. Dies führt zu schnelleren On- und Offboarding Prozessen, da administrative HR Aufgaben abgenommen werden. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei auch die automatisierte Adressierung und Bereitstellung an autorisierte Personen im Unternehmen, um ebenso im Hinblick auf personenbezogene Daten umfangreichen Schutz zu berücksichtigen. Im Blog KI im HR erfahrt ihr noch mehr rund um den Einsatz von KI Automatisierung im Personalbereich. 

Lieferscheine & Auftragsbestätigung: Die automatische Erfassung von Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen beinhaltet die Extraktion von Informationen wie Lieferdatum, Lieferadresse, gelieferte Artikel, Kundenname oder Auftragsnummer.  Diese Daten können dann in das Auftragssystem oder die Lagerverwaltungssoftware übertragen werden, um den Bestellprozess zu automatisieren und die Inventarverwaltung parallel ohne zusätzlichen Eingriff zu aktualisieren. Darüber hinaus können Informationen aus dem Lieferschein verwendet werden, um Rechnungen zu generieren oder den Versandstatus zu aktualisieren. Im Allgemeinen wird der  Prozess von eingehender Bestellung bis hin zu abgeschlossener Bestellung bei den Endkund:innen optimiert. 

Änderungsformular: Bei der Erfassung von Änderungsformularen werden Informationen zu den Änderungen erfasst, die an bestimmten Dokumenten oder Prozessen vorgenommen werden sollen. Dies kann alles umfassen, von Änderungen an Verträgen oder technischen Spezifikationen bis hin zu Informationsaktualisierungen in Datenbanken. Die erfassten Änderungen werden dann in den entsprechenden Systemen aktualisiert, um die Aktualisierung in anderen relevanten Dokumenten oder Prozessen zu ermöglichen. 

Welche Vorteile bietet die automatisierte Datenerfassung?

Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung durch KI-Systeme bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen wie beispielsweise eine effizientere, zeitsparende und präzisere Verarbeitung der Dokumente und deren Integration in ein Zielsystem. Durch die automatische Erfassung und Weiterverarbeitung der ausgelesenen Daten können Prozesse optimiert, Produktivität gesteigert und menschliche Fehler minimiert werden. Sollte das System jedoch einen Fehler nicht erkennen oder Unterstützung benötigen, können Mitarbeitende eingreifen, um dieses Problem manuell zu lösen.  

Die Nutzung von KI-Systemen zur Dokumentenverarbeitung verschafft Unternehmen somit einen deutlichen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht eine effektive Nutzung ihrer Ressourcen.

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