Mit der elevait suite wird eine KI-gestützte Lösung zur Automatisierung des Dokumentenmanagements in Infrastrukturprojekten entwickelt, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Ergebnisqualität zu steigern.
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Für Fichtner als Unternehmen in der Energiebranche entwickelt elevait eine Lösung zum intelligenten Management großer strukturierter und unstrukturierter Projektdaten. Neben fortlaufend eingehenden Projektdokumenten, existieren schätzungsweise bis zu 50.000 weitere, nicht klassifizierte Dokumente.
Ziel ist es, diese effizient zu verarbeiten - von der automatisierten Klassifikation, über die Extraktion relevanter Inhalte bis hin zur regelbasierten Prüfung und standardisierten Ablage. So entsteht eine durchgängige Prozesspipeline, die den Aufwand im Dokumentenmanagement deutlich reduziert.
Im Rahmen großer Infrastrukturprojekte ist Fichtner täglich mit enormen Mengen an projektbezogenen Planungsunterlagen konfrontiert. Diese umfassen sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, die aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, DMS-Systemen oder über Planersteller eingehen. Die manuelle Verarbeitung dieser Dokumente, vom Sichtungsprozess über die Klassifizierung und Zuordnung bis hin zur Pflege der Master-Dokumentenlisten, war mit erheblichem personellem Aufwand, langen Bearbeitungszeiten und einem hohen Risiko für Fehler verbunden. Die Vielzahl an Dokumenttypen, unterschiedliche Layouts sowie variierende Qualitätsstandards erschwerten zusätzlich die Standardisierung und effiziente Weiterverarbeitung.
Ein weiterer kritischer Punkt war die Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt in zentrale Projektdatenbanken übertragen werden, um die Qualität und Nachverfolgbarkeit der Projektunterlagen zu gewährleisten. Fichtner suchte daher nach einer Lösung, die nicht nur einzelne Prozesse automatisiert, sondern eine durchgängige Dokumentenpipeline ermöglicht – skalierbar, präzise und robust gegenüber den Herausforderungen komplexer Bauprojekte.
Zunächst werden Dokumente aus verschiedenen Systemen über konfigurierbare Schnittstellen übernommen, auf Duplikate geprüft und für eine redundanzfreie, optimale Weiterverarbeitung vorbereitet.
Die KI unterscheidet zwischen Plan und Nicht-Plan, klassifiziert den jeweiligen Plan- bzw. Dokumenttyp und leitet diesen automatisch in den passenden Verarbeitungsschritt weiter.
Relevante Informationen werden automatisch erkannt und extrahiert. Die Anwendung von Namenskonventionen und Datenvalidierungen erfolgt regelbasiert gemäß kundenspezifischer Vorgaben.
Die extrahierten Informationen werden in strukturierter Form (z. B. JSON oder CSV) an Systeme wie DMS oder SharePoint übergeben.
Die Einführung der KI-gestützten Dokumentenpipeline mit der elevait suite war für uns ein entscheidender Schritt, um der wachsenden Komplexität großer Infrastrukturprojekte zu begegnen.Dank der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Sichtung, Klassifizierung und Pflege von Dokumentenlisten können unsere Mitarbeitenden sich nun stärker auf fachliche Kernaufgaben konzentrieren.
Mithilfe der elevait suite steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität und Nachvollziehbarkeit unserer Projektdaten. Gemeinsam mit elevait gestalten wir ein zukunftsfähiges Dokumentenmanagement.
Die Automatisierung des Dokumentenmanagements entlastet die Mitarbeitenden bei Fichtner erheblich. Die Erkennungsrate und Präzision liegt bei über 80%, wodurch ein deutlicher Mehrwert erreicht wird. Der Vergleich zwischen einem manuellen und einem automatisierten Prozess macht das Potenzial zur Effizienzsteigerung deutlich sichtbar.
Während die manuelle Bearbeitung eines Dokuments durchschnittlich 8 Minuten dauert, benötigt der automatisierte Prozess lediglich 1 Minute. Somit werden 7 Minuten Bearbeitungszeit pro Dokument eingespart. Bei einer Menge von 100 Dokumenten summiert sich dies auf eine Zeitersparnis von rund 11 Stunden und 40 Minuten. Die Bearbeitungszeit wird somit um mehr als 87% reduziert. Die eingesparte Zeit wirkt sich direkt positiv auf die Prozesskosten aus. Die Kostenersparnis durch die Automatisierung beträgt ca. 82,4 % und ermöglicht dadurch eine effizientere Ressourcennutzung.
Es zeigt sich, dass Planungsunterlagen dadurch schneller geprüft und in die relevanten Zielsysteme migriert werden. Die Automatisierung dieser sich wiederholenden, bisher manuell getätigten Aufgaben, führt zu einer erheblichen Entlastung der Dokumentenmanager:innen bei Fichtner, welche sich nun stärker auf fachliche Kernaufgaben konzentrieren können.
Die gemeinsame Vision ist der schrittweise Ausbau der KI-gestützten Automatisierung entlang des gesamten Dokumentenlebenszyklus. Perspektivisch sollen Funktionen wie die mehrsprachige Verarbeitung, etwa von englischsprachigen Planungsunterlagen sowie weitere kundenspezifische Use Cases, integriert werden. Die aktuelle Lösung bildet dafür eine stabile technologische Basis.
Durch die Arbeiten von Fichtner entstand auf der elevait-Plattform eine speziell auf Genehmigungs- und Bauprozesse trainierte Lösung für Netzbetreiber, die unter dem Namen "Fichtner AIDA - powered by elevait" verfügbar ist. Aufgrund der Domänenspezialisierung von Fichtner kann die Lösung in kürzester Zeit in Projekten eingeführt werden, um unmittelbar produktiven Nutzen zu generieren.
Mit der elevait suite wird eine KI-gestützte Lösung zur Automatisierung des Dokumentenmanagements in Infrastrukturprojekten entwickelt, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Ergebnisqualität zu steigern.
Mit elevait wurde die automatisierte Dokumentenverarbeitung im Bereich der Auftragsbearbeitung in einem bestehenden ERP-System umgesetzt.
Die Zusammenarbeit mit Fichtner ermöglicht es elevait, die eigene Lösung in einem hochkomplexen Projektumfeld produktiv einzusetzen und weiter zu optimieren. Durch das direkte Feedback der Fachexpert:innen konnten konkrete Anforderungen zielgerichtet umgesetzt werden.
Der Einsatz in einem kritischen Infrastrukturbereich validiert die Leistungsfähigkeit der elevait suite unter realen Bedingungen und bietet zugleich eine wertvolle Referenz für zukünftige Projekte in der Bauwirtschaft. Auch für elevait ist das Projekt ein wichtiger Schritt zur Weiterentwicklung und Skalierbarkeit der Lösung.
